• Le premier email a été envoyé il y a 48 ans.
• Les emails font autorité.
• Ils ne sont pas éditables une fois envoyés.
• Ils ne sont pas effaçables chez l'autre.
• Il y a écosystème riche de clients.

• Une relation intense : plusieurs fois par jour.
• Une relation complexe : des mails de toutes sortes.
• Des infidélités multiples : Slack, etc.

• « Je reçois trop d'emails ! »
• « Je lis plusieurs fois le même message. »
• « Je HAIS les emails. »
• « Devant certains mails, je ne sais pas si je dois répondre. »
• « J'ai déjà raté des emails importants. »
• « J'ai essayé sans succès de changer ma gestion des emails. »
• « Mon client de messagerie est une plaie. »

Merlin Mann a nommé Inbox Zero une méthode de gestion des emails, qui repose sur trois principes :

• Être proactif plutôt que réactif.
• Mettre en place des routines, pas juste des outils.
• Traiter tous les emails, pas juste lire ou répondre.

Marie Kondō a initié KonMari, une façon de réparer votre relation à votre environnement physique. Elle repose sur trois principes :

• YAGNI : You Ain't Gonna Need it. Débarrassez-vous de tout ce qui ne vous sert pas.
• Y'a d'la joie. Débarrassez-vous de tout ce qui ne suscite pas chez vous de la joie.
• Une fois pour toutes. Faites le ménage d'un coup, cela créera un petit « trauma » qui vous fera prendre le bon pli.

Commencez par vous demander où vous en êtes dans votre relation à vos emails.

• Combien de mails recevez-vous par jour ?
• Combien de mails envoyez-vous par jour ?
• Combien de fois relisez-vous un mail au lieu de le traiter ?
• Utilisez-vous votre messagerie comme TODO list ? Erreur !
• Lisez-vous vos emails au petit bonheur la chance ? Erreur !

• Archivez et effacez le plus d'emails d'un coup.
• Déinscrivez-vous des newsletters que vous ne lisez pas.
• Désactivez les notifications email inutiles.
• Repérez les moments opportuns pour votre routine.

Installez une routine - chaque fois que vous traitez les emails :

• Delete (and archive) : effacez tout de suite les emails inutiles.
• Delegate (and follow up) : faites suivre les emails à d'autres.
• Respond (and use five.sentenc.es ?) : répondez tout de suite.
• Defer (use a TODO list) : faites entrer l'email dans une tâche.
• Do (and enjoy !) : faite la tâche demandée dans l'email.

Traitez TOUS vos mails à chaque fois.

Combiner l'approche de KonMari et d'Inbox Zero :

• Faites un grand nettoyage de printemps de vos emails.
• Mettez en place une routine de traitement des emails.

• Avez-vous besoin d'être en temps réel sur vos emails ?
• Avez-vous besoin de lire toutes vos boîtes à chaque fois ?
• Pouvez-vous lier un message à votre TODO list ?
• Pouvez-vous retarder l'envoi de certains emails ?
• Utilisez-vous les brouillons pour les emails importants ?
• Utilisez-vous un seul répertoire pour vos archives ?
• Relisez-vous vos emails ?

• Merlin Mann on Inbox Zero
• Merlin Mann on Time and Attention (and GTD)
• http://www.43folders.com/topics/inbox-zero
• https://konmari.com
• Marie Kondō books
• Comment lire des fils de discussion

Les images sont © Merlin Mann, © Marie Kondō, © S. Chakroun.

Le texte est sous licence Creative Commons by-sa 4.0.